A.General Information – Basic information that identifies the project.
Project Title – The proper name used to identify this project.
Project Working Title – The working name or acronym used to identify the project. If an acronym is used, define the specific meaning of each letter.
Proponent Secretary – The Secretary to whom the proponent agency is assigned or the Secretary that is sponsoring an enterprise project.
Proponent Agency – The agency that will be responsible for the management of the project.
Prepared by – The person(s) preparing this document.
Date/Control Number – The date the plan is finalized and the change or configuration item control number assigned.
B.Change Control Items – List those components of the project plan governed by this change control process. Change control items include the scope, schedule, budget, and performance Plans.
C.Change Control Process – Describe or diagram the flow of a change request through the change process. Provide a “step-by-step” guide on how changes to the change control items are made.
D.Configuration Management Control Items – Describe the method of selecting each configuration management control items and list the configuration management control items for the project.
E.Configuration Management Control Process – Describe or diagram the process for making configuration changes to configuration management controlled items. Provide a “step-by-step” process on how changes to a configuration management control item are made.
F.Naming and Marking Methods – Describe how documents, components, revisions, and releases are consistently named and marked.
G.Submission and Retrieval of Control Items – Describe the process for submission and retrieval of a controlled item from the Project Repository to prevent the unauthorized modification of the controlled item.
H.Version Control – Define the document version control and release approval procedure. (Version control is not the same as naming and marking methods). Address the release and approval procedures for any new version of a document, software, database, or other similar item under configuration control.
I.Storage, Handling, and Disposition of Project Media - Describe storage, handling, and disposition requirements for project media (both automated and paper). The information in this paragraph is included in the communications plan. Verify there is no conflict in the plans for storage, handling, and disposition of project documentation.
J.Change Management Responsibilities - Identify project stakeholders with specific change management responsibilities. Describe the change management responsibilities of the stakeholders in the second column.
K.Configuration Management Responsibilities - Identify project and configuration team members with configuration management responsibilities. Describe the configuration management responsibilities of the project and configuration team members in the second column.
This model was design by PMO-Orion, USA.
Nota: Este manual de instrucciones para el desarrollo del Control del Cambio y la Configuracion ha sido diseñado por nuestros colegas que se encuentran en la oficinas de ABC, USA, de acuerdo a la reunion virtual del viernes 25 Junio 2010, es el aprobado, por lo tanto se solicita leerlo, revisarlo y aprenderlo.
Atento saludo,
Nain Aguado Q. Project Manager.
lunes, 28 de junio de 2010
domingo, 27 de junio de 2010
Integracion Equipo de Proyectos
En el analisis inicial efectuado, se detecto un problema de integracion del equipo de proyectos, sobre todo el operativo, que es el encargado de efectuar los trabajo de mantenimiento de la planta.
Por lo tanto se decidio efectuar un estudio de clima organizacional que nos permita seleccionar el personal mas idoneo para el proyecto, que nos permita en corto tiempo tener un mejor desempeño.
PMO - Orion _ Proyecto ABC
La oficina de proyectos Orion, acaba de ganarse por licitacion publica, un proyecto en el sector petrolero, la compañia es ABC, nos vamos a encargar de realizar la asesoria en el desarrollo del plan de gestion de proyectos de parada de plantas, para la compañia.
Luego de un diagnóstico inicial en el estado de los proyectos, hemos encontrado que el área que más necesita refuerzo en los proyectos de la compañía es el control de cambios y se ha definido con la presidencia de la compañia definir un proceso de control de cambios y de configuración para ser implementado a la brevedad. El equipo de PM debe ser comunicado y entrenado en el nuevo proceso y debes lograr que lo conozcan, lo acepten y lo empiecen a utilizar. Sin embargo teniendo en cuenta que el equipo de PMs, se encuentra ubicado en Brasil, Bolivia, Colombia, Mexico y Estados Unidos, debemos crear una oficina virtual, por lo tanto esta pagina va ser empleada como medio de comunicacion para la realizacion del proyecto.
Saludos,
Nain Aguado Q, Project Manager - Colombia.
Luego de un diagnóstico inicial en el estado de los proyectos, hemos encontrado que el área que más necesita refuerzo en los proyectos de la compañía es el control de cambios y se ha definido con la presidencia de la compañia definir un proceso de control de cambios y de configuración para ser implementado a la brevedad. El equipo de PM debe ser comunicado y entrenado en el nuevo proceso y debes lograr que lo conozcan, lo acepten y lo empiecen a utilizar. Sin embargo teniendo en cuenta que el equipo de PMs, se encuentra ubicado en Brasil, Bolivia, Colombia, Mexico y Estados Unidos, debemos crear una oficina virtual, por lo tanto esta pagina va ser empleada como medio de comunicacion para la realizacion del proyecto.
Saludos,
Nain Aguado Q, Project Manager - Colombia.
martes, 11 de mayo de 2010
País: España
Sector: Industria
Perfil del cliente
Bull España es una empresa filial del Grupo Bull, implantada en nuestro país desde el año 1962, cuya actividad principal se centra en el desarrollo de tecnología y los proyectos de servicios y de integración tecnológica. La compañía, con sede social en Madrid, desarrolla su actividad por todo el territorio nacional, implicando muchas veces en sus proyectos tecnológicos a equipos multidisciplinares, compuestos por profesionales pertenecientes a las diferentes Delegaciones y Unidades de Negocio.
Situación
Para garantizar la continua mejora y adaptación de las herramientas de implantación y control de la metodología interna de gestión, y en particular para el manejo de la información de su cartera de proyectos, Bull España ha identificado como puntos clave en su gestión: la facilidad de consolidación, actualización y acceso a dicha información, evitando el empleo de herramientas y formatos no autorizados.
Solución
Para hacer frente a esta situación, la compañía se planteó estandarizar las herramientas de seguimiento de proyectos, momento que coincidió con los planes de lanzamiento de la solución EPM (Enterprise Project Management) de Microsoft. Fue entonces, cuando Bull España, socio estratégico de la compañía, decidió actuar como ?Early Adopter? o betatester de EPM, decidiendo su empleo como herramienta corporativa de gestión de proyectos.
Beneficios
En cuanto a los beneficios, Jorge Montoto destaca como factor diferencial la estandarización a todos los niveles: forma de trabajo, homogeneización de la herramienta con la que realizan el seguimiento, etc. Además, éste destaca que es muy difícil controlar las desviaciones que se producen en la gestión de proyectos hasta que no se realiza una auditoría exhaustiva del proceso, salvo si se dispone de una herramienta como EPM que evidencie cuáles son éstas.
Sector: Industria
Perfil del cliente
Bull España es una empresa filial del Grupo Bull, implantada en nuestro país desde el año 1962, cuya actividad principal se centra en el desarrollo de tecnología y los proyectos de servicios y de integración tecnológica. La compañía, con sede social en Madrid, desarrolla su actividad por todo el territorio nacional, implicando muchas veces en sus proyectos tecnológicos a equipos multidisciplinares, compuestos por profesionales pertenecientes a las diferentes Delegaciones y Unidades de Negocio.
Situación
Para garantizar la continua mejora y adaptación de las herramientas de implantación y control de la metodología interna de gestión, y en particular para el manejo de la información de su cartera de proyectos, Bull España ha identificado como puntos clave en su gestión: la facilidad de consolidación, actualización y acceso a dicha información, evitando el empleo de herramientas y formatos no autorizados.
Solución
Para hacer frente a esta situación, la compañía se planteó estandarizar las herramientas de seguimiento de proyectos, momento que coincidió con los planes de lanzamiento de la solución EPM (Enterprise Project Management) de Microsoft. Fue entonces, cuando Bull España, socio estratégico de la compañía, decidió actuar como ?Early Adopter? o betatester de EPM, decidiendo su empleo como herramienta corporativa de gestión de proyectos.
Beneficios
En cuanto a los beneficios, Jorge Montoto destaca como factor diferencial la estandarización a todos los niveles: forma de trabajo, homogeneización de la herramienta con la que realizan el seguimiento, etc. Además, éste destaca que es muy difícil controlar las desviaciones que se producen en la gestión de proyectos hasta que no se realiza una auditoría exhaustiva del proceso, salvo si se dispone de una herramienta como EPM que evidencie cuáles son éstas.
lunes, 10 de mayo de 2010
Portafolio Proyectos Grupo Orion
La técnica de los mapas mentales permite generar y organizar ideas, tareas y actividades. A partir de ahora los Project Managers disponemos de una herramienta más para organizar nuestras ideas para afrontar los retos que supone un proyecto.
Este es el mapa mental del Grupo1, el mapa se desarrollo con una estructura de portafolio de proyectos, ya que son varios proyectos y actividades en las cuales se desempeñan sus integrantes.
Es normal que todo proyecto tenga un nombre, porque genera pertenencia, el nombre que se adjudico fue ORION, por la constelacion.
Ademas el portafolio incluye su vision de futuro del proyecto.
Este es el mapa mental del Grupo1, el mapa se desarrollo con una estructura de portafolio de proyectos, ya que son varios proyectos y actividades en las cuales se desempeñan sus integrantes.
Es normal que todo proyecto tenga un nombre, porque genera pertenencia, el nombre que se adjudico fue ORION, por la constelacion.
Ademas el portafolio incluye su vision de futuro del proyecto.
sábado, 8 de mayo de 2010
Casos de éxito empresa CEPSA
Casos de Éxito
1. Cepsa dinamiza la gestión de sus proyectos
Situación:
CEPSA es un grupo empresarial de España con alta participación nacional e internacional en el sector energético. Exporta sus productos y desarrolla actividades de exploración y producción, así como de fabricación y comercialización en países de los cinco continentes.
La empresa ejecuta al año unos 140 proyectos, decidió implantar una herramienta que ayudara a planificar, controlar y administrar cada uno de los procesos de dichos proyectos.
Para realizar esta labor, el área de Ejecución de Proyectos de Sistemas de Información de Cepsa cuenta con una cantidad aproximada 200 personas, dichas personas integran diferentes unidades para manejar procesos de diferentes proyectos, la situación de la empresa para manejar los proyectos era difícil porque las unidades estaban dispersas, no se podía controlar la ejecución de cada etapa de los diferentes proyectos, y la empresa llevaba a cabo la ejecución de los proyectos pero con lentitud ya que les era difícil a las diferentes unidades encargarse de varios proyectos al tiempo.
Solución:
Para solucionar este cuello de botella que se estaba formando, la empresa necesitaba integrar las diferentes unidades para alcanzar un modelo avanzado de trabajo, más asentado dentro de la organización y que cumpliera, por lo menos, con un estándar básico de lo que es una oficina de proyectos.
Dentro de la solución que se planteo se organizó el área de Ejecución de Proyectos de Sistemas de Información estableciendo actividades para cada una de las unidades que desarrollan las diferentes partes del proyecto y como herramienta tecnológica para integrar todas las unidades que estaban dispersas se adquirió el software de Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM), este es una aplicación de gestión de proyectos interrelacionados.
Beneficios:
Estas buenas prácticas llevaron a la empresa a obtener beneficios como:
a. Mayor control del portfolio de proyectos: El software implantado permite administrar de forma efectiva su portfolio de proyectos, identificar problemas, establecer prioridades e invertir en acciones que estén en línea con su estrategia corporativa
b. Administración y optimización de los recursos: proporciona poderosas capacidades de administración de recursos para ayudar a lograr el mejor retorno de la inversión (ROI) de los empleados.
c. Disposición para aplicaciones futuras: tomar este proceso como modelo para futuros desarrollos de proyectos.
d. Colaboración entre los profesionales de la unidad: con procesos de comunicación claros, los miembros del equipo pueden compartir conocimientos, trabajar juntos para completar tareas y responder rápidamente a los cambios.
e. Integración de metodologías: el objetivo es crear metodologías estandarizadas para que todos los miembros acaten las normas y sigan el procedimiento de un modo preestablecido.
Referencias:
Caso de éxito. Cepsa dinamiza la gestión de sus proyectos. . [En línea]. Disponible en: http://www.microsoft.com/spain/enterprise/casestudies/cs_cepsa02.aspx
1. Cepsa dinamiza la gestión de sus proyectos
Situación:
CEPSA es un grupo empresarial de España con alta participación nacional e internacional en el sector energético. Exporta sus productos y desarrolla actividades de exploración y producción, así como de fabricación y comercialización en países de los cinco continentes.
La empresa ejecuta al año unos 140 proyectos, decidió implantar una herramienta que ayudara a planificar, controlar y administrar cada uno de los procesos de dichos proyectos.
Para realizar esta labor, el área de Ejecución de Proyectos de Sistemas de Información de Cepsa cuenta con una cantidad aproximada 200 personas, dichas personas integran diferentes unidades para manejar procesos de diferentes proyectos, la situación de la empresa para manejar los proyectos era difícil porque las unidades estaban dispersas, no se podía controlar la ejecución de cada etapa de los diferentes proyectos, y la empresa llevaba a cabo la ejecución de los proyectos pero con lentitud ya que les era difícil a las diferentes unidades encargarse de varios proyectos al tiempo.
Solución:
Para solucionar este cuello de botella que se estaba formando, la empresa necesitaba integrar las diferentes unidades para alcanzar un modelo avanzado de trabajo, más asentado dentro de la organización y que cumpliera, por lo menos, con un estándar básico de lo que es una oficina de proyectos.
Dentro de la solución que se planteo se organizó el área de Ejecución de Proyectos de Sistemas de Información estableciendo actividades para cada una de las unidades que desarrollan las diferentes partes del proyecto y como herramienta tecnológica para integrar todas las unidades que estaban dispersas se adquirió el software de Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM), este es una aplicación de gestión de proyectos interrelacionados.
Beneficios:
Estas buenas prácticas llevaron a la empresa a obtener beneficios como:
a. Mayor control del portfolio de proyectos: El software implantado permite administrar de forma efectiva su portfolio de proyectos, identificar problemas, establecer prioridades e invertir en acciones que estén en línea con su estrategia corporativa
b. Administración y optimización de los recursos: proporciona poderosas capacidades de administración de recursos para ayudar a lograr el mejor retorno de la inversión (ROI) de los empleados.
c. Disposición para aplicaciones futuras: tomar este proceso como modelo para futuros desarrollos de proyectos.
d. Colaboración entre los profesionales de la unidad: con procesos de comunicación claros, los miembros del equipo pueden compartir conocimientos, trabajar juntos para completar tareas y responder rápidamente a los cambios.
e. Integración de metodologías: el objetivo es crear metodologías estandarizadas para que todos los miembros acaten las normas y sigan el procedimiento de un modo preestablecido.
Referencias:
Caso de éxito. Cepsa dinamiza la gestión de sus proyectos. . [En línea]. Disponible en: http://www.microsoft.com/spain/enterprise/casestudies/cs_cepsa02.aspx
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